通过变更管理实现数字化

慢慢,调节用户在转换和阶段在开关的小方面阶段使变化变为数字简单 - 即使是最具抗性的
在脸书上分享
分享在linkedin
在twitter上分享
共享电子邮件

亚利桑那州北部的设施服务团队在现代建筑世界面临着一个常见的问题:它在文书工作中陷入了困境。

多年来,该大学成长并改变了,但规划和审查流程没有。评论和批准缓慢而笨重,需要50个或更多利益相关者签字。这导致大学每年的150到200个项目的严重延误,从小课堂的规模范围到大型建筑物。

NAU规划、设计和建设集团的项目经理Andrew Iacona知道,他需要一个计划来修复整个规划文化和系统。

Iacona描述了之前的审查和批准过程,他说:“我们希望人们能在自己的时间来看看这些计划,并写下他们的意见。”“总是有一根木头迷路了。人们不会对计划发表评论;他们会给项目经理发邮件……有很多需要改正的地方。”

搬到Revu

Iacona选择Bluebeam Revu作为一个能够通过Studio Sessions管理计划和交流的单一平台。

“我们知道我们想要更有效率,”艾科纳说。“我们必须让我们的过程更可持续,更一致,更有效;我们需要更多的组织。”Iacona和他的团队绘制了一张“价值流图”,描述了Bluebeam现有的纸张处理过程,以及它的新处理过程将如何在所有合作领域实现数字化。艾科纳说:“这给我们的生产过程带来了巨大的价值。”

但艾科纳知道,让所有利益相关者和团队成员都来Revu工作并非易事。“最大的问题,”艾科纳说,“是人们对改变的抗拒。抵制改变是很自然的。”

IACONA表示,他认识每个人都必须在变革中购买,考虑到“一些NAU设施服务团队成员在20年的角色担任其角色。”结果,IACONA决定演奏长期游戏。他在10月1日开始使用Revu之前向设施团队提供三个月的转型为Revu的过渡。

“你首先要与他们沟通,让他们意识到改变的必要性,”艾科纳说,“因为你在早期和持续听到的事情越多,当你真的要采取行动或实施它的时候,你就越能接受它。”

总之,团队成员有机会早期购买;他们也被定期提醒。

艾科纳还让团队的承包商来展示他们对Revu的使用。“我们找了很多承包商贸易伙伴,让他们向我们的用户介绍他们是如何使用Bluebeam的,”Iacona说,“并解释他们通过在工作现场推出某种形式的Bluebeam所获得的所有好处。”

管理变化缓慢

当它来到训练时,IACONA开始使用自我导向的资源和脚本的过程手册;然后他使用“培训教练”的方法。NAU有电脑实验室现场IACONA安装REVU;然后他向新用户教授三个短暂的实验室。然后,他们最初只需要在参加引导练习之前观看IACONA在平台上工作。然后,在最终阶段,队员预计将于单独工作。

为了尽量减少培训和错误的机会,IACONA仅教授了审阅者三个标记工具。虽然这似乎是一个僵化的限制,但从“一致性的角度来看,我们的计划审查需要非常干净简单......我们让它更加采取。”

没有人需要掌握所有的Revu,但每个人都必须能够打开并评论一个计划。

艾科纳的努力花了几个月的时间,但这是一个有意识的选择,为自己争取时间,这样他就可以与他所知道的最重要的人——关键的抵抗者——合作。

“当面对变化时,人们首先会考虑他们自己的担忧,比如这对我有什么好处?”Iacona说。所以,你真的需要针对不同的人的需求量身定制你的方法。如果把它与人们已经关心的其他问题联系起来,改变的需求就会增加。你需要挖掘人们避免损失而不是获得的欲望。”

改变计划是一件事,但相当改变整个文化和规划方法。IACONA知道Revu只会在他的NAU同事愿意使用它时工作,所以他把时间放在他身边,设定了现实的目标,并专注于他的能量问题。

现在,IACONA的努力已经退还 - 他有数字证明它。

“自从10月1日开始以来,我们举办了128个计划评论,”IACONA说。“我不记得评论的确切数量,但超过1000名评论。”

Iacona表示,他的下一个计划是让所有人都使用Studio Sessions,这是Revu基于云的协作组件,这样他们就可以实时讨论他们的加成。